Kein Aktenchaos mehr: die Rechnungshöfe haben Leitlinien für die Kommunen veröffentlicht, die bei der Einführung der E-Akte helfen sollen.

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19.11.20
Prozessmanagement & IT

Digitalisierung: Rechnungshöfe unterstützen Kommunen

Zu teuer und zu aufwändig: Bei der Digitalisierung hinken viele Kommunen hinterher. Hier bieten die Rechnungshöfe nun Unterstützung. Sie haben Leitlinien veröffentlicht, die Kommunen bei konkreten IT-Projekten und der Einführung der E-Akte helfen sollen.

Die Digitalisierung stellt Städte, Gemeinden und Kreise landauf, landab vor große Herausforderungen. Um die Kommunen und die Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, die den Prüfungsrechten der Rechnungshöfe unterliegen, bei ihren Digitalisierungsprozessen zu unterstützen, haben die Rechnungshöfe von Bund und Ländern nun zwei Papiere veröffentlicht.

Zum einen haben sie IT-Mindestanforderungen formuliert, die Leitlinien und gemeinsame Maßstäbe für Prüfungen umfassen. Diese beinhalten sowohl strategische als auch operative Anforderungen sowie Vorgaben für konkrete IT-Projekte, zum Beispiel Orientierungspunkte für das Projektmanagement.

E-Akte im Fokus der Rechnungshöfe

Ein zweites Papier der Rechnungshöfe konzentriert sich auf die Aktenführung und die E-Akte. Mehr als zwei Drittel der Kommunen arbeiten derzeit an der Einführung der E-Akte. Dabei wollen die Behörden im Bereich e-Government generell künftig schnellere Fortschritte erzielen als bisher, wie zuletzt eine Umfrage unter 100 Entscheidern aus Bund, Ländern und Kommunen für den „Branchenkompass Public Sector 2020“ gezeigt hat.

Auch bei diesen Themen bieten die Rechnungshöfe Hilfestellung: Im „Positionspapier zur Aktenführung und zur E-Akte“ stellen die Prüfer ihre Anforderungen an die Aktenführung sowie an bestehende und zukünftige Aktensysteme dar – etwa die rechtlichen und praktischen Voraussetzungen für die Führung von E-Akten.

v.wilke(*)derneuekaemmerer(.)de

Die IT-Mindestanforderungen können hier heruntergeladen werden, das Positionspapier zur Aktenführung und zur E-Akte gibt es hier zum Download.