Elektronische Abrechnung

04.03.16 14:07

Landratsamt Tuttlingen gewinnt 80 Prozent an Zeit

Von Ariane Mohl

Schneller, effizienter, bequemer: Seit November 2015 rechnet das Landratsamt Tuttlingen elektronisch per Gutschriftverfahren ab. Durch die Umstellung konnte viel Zeit und Geld eingespart werden.

Die „Zettelwirtschaft“ gehört der Vergangenheit an: Das Landratsamt Tuttlingen ist im November vergangenen Jahres auf das elektronische Gutschriftverfahren umgestiegen. Eingehende Rechnungen werden nun nicht mehr aufwändig auf die verschiedenen Abteilungen des Hauses verteilt, sondern zentral erfasst. „Wir importieren die Gutschriftdateien in unser verwaltungsinternes Finanzsystem. So kann der gesamte Betrag gleich aufgeschlüsselt auf die einzelnen Kostenstellen verbucht werden“, erläutert Gabriela Wöhlert, die als Leiterin des Organisationsamtes für die Einführung des elektronischen Verfahrens zuständig ist.

 

Die Umstellung auf die webbasierte Anwendung habe die Arbeitsprozesse enorm vereinfacht und beschleunigt. „Seit wir das Gutschriftverfahren nutzen, haben wir rund 80 Prozent an Zeit gewonnen“, schätzt Wöhlert.

 

Sie ist froh, dass die Zeiten, in denen die Bearbeitung einer Rechnung mindestens eine Woche gedauert habe, nun vorbei sind. Einige Beschäftigte des Landkreises hätten die Umstellung anfangs mit Skepsis betrachtet, räumt Wöhlert ein. „Zunächst gab es durchaus Vorbehalte, doch das Thema E-Government hat über die Jahre eine gewisse Eigendynamik entwickelt, zumal die Vorteile offensichtlich sind“, sagt sie.

 

Inzwischen wüssten die Mitarbeiter des Landratsamtes die Vorteile des elektronischen Gutschriftverfahrens zu schätzen. „Da durch die Digitalisierung viele Arbeitsschritte wegfallen, ist weniger Personal gebunden. Das eröffnet wertvollen Handlungsspielraum und bringt deutliche Kosteneinsparungen mit sich“, so Wöhlert.

 

Heute steuert das Landratsamt Tuttlingen jährlich Einkäufe im Wert von 149.000 Euro über ein elektronisches Portal. Der Anteil der Artikel, die über das neue Gutschriftverfahren abgerechnet werden, liegt derzeit bei 104.000 Euro. „Wir wollen das Verfahren bald erweitern und auf weitere Lieferanten ausdehnen“, sagt Wöhlert.      

 

Die nächsten Schritte auf dem Weg zur digitalen Kommune sind bereits in Planung. Seit Oktober 2015 kann das Landratsamt Tuttlingen elektronische Rechnungen nach dem vom Bundeswirtschaftsministerium vorgegebenen ZUGFeRD-Standard empfangen. Dabei handelt es sich um ein PDF mit eingebetteten XML-Dateien. „Noch fehlen uns intern die Voraussetzungen, um die elektronischen Rechnungen auch medienbruchfrei weiterverarbeiten zu können. Aber wir arbeiten daran, das zu ändern“, so Wöhlert. 

 

a.mohl@derneuekaemmerer.de