Vermutlich kennen Sie alle solche Themen, die nicht zu den eigentlichen Kernaufgaben gehören, aber trotzdem aus Compliance-Gründen wichtig sind – und dann auch noch personelle Kapazitäten binden, die ohnehin bereits Mangelware sind? Die Mitteilungsverordnung (MV) gehört zweifellos dazu. Aber sie ist gleichzeitig auch ein Beispiel, wie Digitalisierung entlasten, Personal für Kernaufgaben freistellen und gleichzeitig zu einer Steigerung der Rechtssicherheit beitragen kann.
Die MV hat ihre rechtliche Grundlage in § 93a Abgabenordnung (AO) und regelt die Pflicht zur Übermittlung von (Kontroll-)Mitteilungen an die Finanzbehörden durch Behörden und andere öffentliche Stellen, einschließlich der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten. Ihr Ziel ist es, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Zahlungen durch öffentliche Stellen zu erhöhen und damit potentiellen Missbrauch zu verhindern. Die Regelungen der MV erfordern von den mitteilungsverpflichteten Institutionen eine umfassende Datenerfassung und -übermittlung, was mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden ist.
Erfasst werden durch die MV grundsätzlich alle Arten von Zahlungen an Dritte, sofern die an einen Zahlungsempfänger geleisteten Zahlungen im Kalenderjahr die Bagatellgrenze von 3.000 Euro überschreiten (§ 7 Absatz 2 MV). Diese Bagatellgrenze gilt ab dem 1. Januar 2025, für die Jahre davor liegt sie bei lediglich 1.500 Euro. Zu berücksichtigende Zahlungen erstrecken sich nicht nur auf einmalige Honorare für eine Leistung in einer Nebentätigkeit, sondern auch beispielsweise auf regelmäßige Zahlungen aus Pachtverträgen oder Subventionen sowie Zahlungen an Ratsmitglieder.
Mitteilungsverordnung zielt nicht nur auf Einzelzahlungen
Relevant sind nicht nur die Einzelzahlungen, sondern die Summe der Zahlungen innerhalb eines Kalenderjahres. Liegt diese oberhalb der jeweiligen Bagatellgrenze, müssen alle Zahlungen des betroffenen Zahlungsempfängers an das Finanzamt übermittelt werden. Deshalb ist zum Zeitpunkt der Erfassung einer Zahlung bisweilen noch nicht abschließend klar, ob diese am Ende des Kalenderjahres übermittelt werden muss oder nicht. Dies erhöht den administrativen Aufwand und stellt eine Herausforderung für die mitteilungsverpflichteten Institutionen dar, da jede Zahlung zum Zeitpunkt der Übermittlung an das Finanzamt individuell erneut geprüft werden muss.
Zusätzlich zur Erfassung der Zahlungen müssen die öffentlichen Stellen eine Vielzahl an Informationen übermitteln. Dazu zählen nicht nur Daten zur mitteilungspflichtigen Institution selbst, wie Name und Kontaktinformationen, sondern auch detaillierte Angaben zu den betroffenen Zahlungsempfängern und den spezifischen Zahlungen. Hierzu gehören unter anderem der Grund, die Höhe und der Zeitraum der Zahlung sowie die Bankverbindung und das Geburtsdatum des Zahlungsempfängers. Ohne geeignete Systeme und Prozesse führt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen deshalb zu einem erheblichen personellen und zeitlichen Aufwand.
Bis zum 2. März 2026 gibt eine Übergangsregelung betroffenen Stellen einen Aufschub für elektronische Mitteilungen in Bezug auf das Kalenderjahr 2024. Für öffentliche Stellen, die die elektronische Übermittlung bis dahin nicht gewährleisten können, kann eine weitere Fristverlängerung bis zum 1. März 2027 beantragt werden.
Dies bietet zwar eine gewisse Entlastung, jedoch bleibt der Druck auf die mitteilungsverpflichteten Institutionen weiterhin hoch, die Anforderungen fristgerecht und korrekt umzusetzen. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass die Regelungen der MV nicht nur einen signifikanten Einfluss auf die internen Abläufe haben, sondern auch eine effiziente Lösung zur Erfüllung dieser Anforderungen notwendig machen.
Fehleranfälligkeit und Aufwand reduzieren
Eine geeignete Softwarelösung beinhaltet als eine der zentralen Funktionen die geführte Erfassung von Zahlungsempfängern und Aufträgen, die die Nutzerin oder den Nutzer durch den gesamten Prozess leitet. Dies gewährleistet eine benutzerfreundliche Eingabe, reduziert die Fehleranfälligkeit und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Darüber hinaus bieten vorbereitete Kommunikationsbausteine die Möglichkeit, Stammdaten bei Zahlungsempfängern effizient anzufordern, sei es per E-Mail oder Brief. Dies spart Zeit und verbessert die Qualität der erfassten Daten.
Ein integriertes Vier-Augen-Prinzip sorgt für eine sichere Freigabe von Zahlungsanweisungen. Dies ist nicht nur ein wichtiger Aspekt der internen Kontrolle, sondern erhöht auch die Rechtssicherheit bei der Übermittlung der Daten an die Finanzbehörden. Die automatisierte Ermittlung von meldepflichtigen Zahlungsempfängern auf Basis der Leistungsdaten der abgewickelten Aufträge minimiert den Aufwand zur Identifikation der relevanten Informationen.
Ein entscheidendes Merkmal der Software ist die direkte Anbindung an die vom Bundeszentralamt für Steuern zur Verfügung gestellte Schnittstelle sowie – bis zu deren endgültiger Verfügbarkeit – der Datenexport in einem von den Finanzbehörden vorgegebenen Format. Dies reduziert den administrativen Übermittlungsaufwand erheblich und gewährleistet, dass die gesetzlichen Fristen und das geforderte Format eingehalten werden können. Zudem sollte die Software die Verwaltung und Nachmeldung von Altdaten für die vergangenen Kalenderjahre unter Berücksichtigung der jeweiligen Bagatellgrenze ermöglichen, um auch hier die bereits erfassten Daten komplettieren, konsolidieren und fristgerecht übermitteln zu können.
Info
Christian Trost ist Steuerberater und Partner, Christian Wattenberg ist Rechtsanwalt und Partner der BDO AG.
Dieser Gastbeitrag ist zuerst in der aktuellen Ausgabe 3/2025 von Der Neue Kämmerer erschienen. Hier geht es zum E-Paper und hier zur Newsletter-Anmeldung.