Den Zugang zu Fördermitteln gezielt verbessern

Fördermittel sind für nahezu alle Bereiche kommunalen Handelns unverzichtbar geworden. Sie ermöglichen es, wichtige Maßnahmen auch bei angespannten Haushaltslagen umzusetzen. Dennoch werden Programme von EU, Bund und Ländern nicht immer vollständig ausgeschöpft. Der Grund liegt selten im fehlenden Interesse der Kommunen. Vielmehr sind Antragstellung und Abwicklung von Fördermitteln heute so komplex, dass sie nicht mehr „nebenbei“ erledigt werden können. Komplexe Verfahren, umfangreiche Nachweispflichten und enge Fristen binden erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen.

Angesichts dieser Herausforderungen richten immer mehr Kommunen ein zentrales Fördermittelmanagement ein. Nach der Einführungsphase zeigen sich deutliche Vorteile: Kompetenzen werden gebündelt, Erfahrungen systematisch aufgebaut und Wissen dauerhaft gesichert. Förderverfahren werden effizienter, rechtssicherer und weniger fehleranfällig. Fachbereiche werden entlastet und müssen sich nicht wiederholt in komplexe Förderregularien einarbeiten. Gleichzeitig verbessert ein strukturiertes Fördermittelmanagement die Zusammenarbeit nach außen: Zentrale Ansprechpersonen erleichtern Abstimmung und Vernetzung mit Fördermittelgebenden.

Ein erfolgreiches Fördermittelmanagement ist kein Zufallsprodukt. Es gibt zentrale Ansatzpunkte, die eine Verwaltung an die örtlichen Rahmenbedingungen anpassen muss.

Entscheidungsträger einbinden

Für eine erfolgreiche Einführung braucht es die Unterstützung des Verwaltungsvorstands und der kommunalpolitischen Gremien. Liegt bislang kein entsprechender Beschluss vor, kann eine Vorlage den Anstoß geben: Sie stellt den Status quo dar, zeigt Potenziale auf und definiert zentrale Rahmenbedingungen wie Zuständigkeiten, Ressourcen und Zeitplan.
Ebenso wichtig ist die Unterstützung der Führungsebenen. Sie tragen die Verantwortung dafür, dass das Fördermittelmanagement nicht als zusätzlicher Aufwand, sondern als Instrument zur Umsetzung kommunaler Ziele wahrgenommen wird.

Bestandsaufnahme durchführen

Voraussetzung für den Aufbau eines passenden Fördermittelmanagements ist eine Bestandsaufnahme der Förderpraxis in den Fachbereichen. Dabei werden alle Fördermittel von EU, Bund und Ländern erfasst, die die Kommune bereits erhält oder künftig erwartet. So entsteht ein vollständiges Lagebild, das bestehende Förderungen sichtbar macht und eine Einordnung neuer Vorhaben in den Gesamtkontext ermöglicht.

Ergänzend empfiehlt sich ein Austausch mit Mitarbeitenden, die bereits Erfahrungen mit der Beantragung oder Umsetzung von Förderprojekten haben. Dabei sollten die Stärken und Schwächen bei der Antragstellung und Umsetzung hinterfragt werden. Während Schwächen Engpässe oder ineffiziente Abläufe sichtbar machen, lassen Stärken bewährte Verfahren und Kompetenzen erkennen.

Ziele formulieren

Auf Grundlage der Bestandsaufnahme sollte die Führungsebene übergreifende Wirkungsziele für das Fördermittelmanagement festlegen. Fehlen solche Ziele, besteht die Gefahr, dass es lediglich als operative Serviceeinheit wahrgenommen wird und sein strategisches Steuerungspotenzial ungenutzt bleibt.

Je nach Ausgangslage können unterschiedliche Schwerpunkte im Fokus stehen: Die finanzielle Handlungsfähigkeit der Kommune durch den gezielten Einsatz von Fördermitteln zu stärken, Fördermöglichkeiten frühzeitig zu erkennen und systematisch zu erschließen, Ablehnungen und Rückforderungen bei Förderprojekten zu vermeiden oder zu reduzieren oder die Fachbereiche bei administrativen und zuwendungsrechtlichen Fragestellungen spürbar zu entlasten.

Leistungen definieren

Mit den festgelegten Wirkungszielen rückt eine zentrale Frage in den Mittelpunkt: Welche Leistungen soll das Fördermittelmanagement erbringen? In seiner Servicefunktion unterstützt es die Fachbereiche als zentrale Anlaufstelle entlang des gesamten Förderprozesses und kann folgende Leistungen übernehmen: Recherche geeigneter Förderprogramme, Beratung zu konkreten Förderprojekten, Abstimmung und Kommunikation mit Fördermittelgebenden, Koordination von Projektbeteiligten und Zeitplänen, Fortschreibung von Kosten- und Finanzierungsplänen und Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen.

Zusätzlich übernimmt das Fördermittelmanagement Steuerungsfunktionen zur strategischen Ausrichtung des kommunalen Fördergeschehens. Förderprojekte werden analysiert, mit kommunalen Zielen abgeglichen und nach Umsetzbarkeit und Wirkung priorisiert. Fördercontrolling und regelmäßiges Reporting schaffen Transparenz und unterstützen fundierte Steuerungsentscheidungen.

Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeitenden in den Fachbereichen frühzeitig zu informieren und für das Thema zu gewinnen. In größeren Kommunen unterstützt ein internes Netzwerk den Wissenstransfer und fördert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Ergänzend stärkt der Austausch mit anderen Kommunen und Fördermittelgebern das Fördermittelmanagement.

Aufgrund begrenzter Personalressourcen kann das Fördermittelmanagement zu Beginn meist nicht alle erforderlichen Leistungen gleichzeitig anbieten. Es empfiehlt sich daher, das Leistungsangebot anhand der Ziele zu priorisieren und es mit wachsenden personellen Kapazitäten schrittweise zu erweitern.

Der Aufwand lohnt sich

Der Aufbau eines Fördermittelmanagements ist zeit- und ressourcenintensiv. Die kommunale Praxis zeigt jedoch deutlich: Der anfängliche Aufwand lohnt sich. In vielen Fällen lassen sich die Kosten für Aufbau und Betrieb durch eingeworbene Fördermittel mittelfristig kompensieren.

Für kleinere, kreisangehörige Kommunen, die nicht über die notwendigen Ressourcen für ein eigenes Fördermittelmanagement verfügen, stellt die interkommunale Zusammenarbeit einen besonders geeigneten Ansatz dar. Modelle wie die Einrichtung eines Förderlotsen auf Landkreisebene ermöglichen es, Ressourcen zu bündeln, Fachwissen gemeinsam aufzubauen und den Zugang zu Fördermitteln gezielt zu verbessern.