Das Beschaffungswesen der öffentlichen Hand steht vor der Herausforderung, nicht nur kurzfristig Bedarfe zu decken, sondern auch langfristige Effizienz und Nachhaltigkeit zu gewährleisten. In diesem Kontext gewinnt die Berücksichtigung von Lebenszykluskosten (LZK) bzw. Life-Cycle-Costs (LCC) zunehmend an Bedeutung. Dabei erweitert dieser Ansatz den Fokus über die reinen Anschaffungskosten hinaus und berücksichtigt alle Kosten, die etwa über die gesamte Nutzungsdauer eines Produkts entstehen.
Hierzu gehören die Anschaffung, die Nutzung mit den laufenden Betriebskosten wie Wartung und Energieverbrauch sowie die Entsorgung. Dieser umfassende Ansatz bietet eine realistische Grundlage, um die Wirtschaftlichkeit einer Investition in Gänze zu beurteilen. Damit erlaubt die Betrachtung von Lebenszykluskosten eine fundierte, langfristig orientierte Finanzplanung und fördert nachhaltige Entscheidungen, die sowohl Haushaltsstabilität als auch Ressourceneffizienz unterstützen.
Die Umsetzung erfolgt häufig über Modelle wie Total Cost of Ownership (TCO), die alle relevanten Kostenarten systematisch zusammenführen. Solche Instrumente unterstützen die öffentliche Hand bei der Ermittlung wirtschaftlicher Vergabeentscheidungen, die insbesondere mittel- oder langfristige Einsparpotentiale erschließen.
Transparente Methodik im Beschaffungsprozess
Die Berücksichtigung von Lebenszykluskosten im Beschaffungswesen erfordert eine klare und transparente Methodik, die sich konsequent auf alle Phasen des Beschaffungsprozesses erstreckt. Öffentliche Auftraggeber müssen hierbei sicherstellen, dass die relevanten einzelnen Kostenarten – von Anschaffung über Betrieb bis hin zur Entsorgung – präzise definiert und bewertet werden. Dies setzt eine fundierte Datenbasis und klare Vorgaben voraus, die den Bietern ausreichende Orientierung geben und die Vergleichbarkeit der eingereichten Angebote gewährleisten.
Bei konsequenter Anwendung dieser Ansätze können Vergabeverfahren rechtssicher und kann das Beschaffungswesen zugleich langfristig wirtschaftlich gestaltet werden.
Das Land Berlin gibt beispielsweise in § 7 Absatz 2 des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes vor, dass bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Angebote auch die vollständigen Lebenszykluskosten des Produkts oder der Dienstleistung zu berücksichtigen sind. Eine transparente Berechnungsmethode sowie die Bereitstellung standardisierter Leitfäden und Arbeitshilfen erleichtern die praktische Umsetzung für Vergabestellen und Bieter gleichermaßen.
Eine wissenschaftliche Untersuchung hat dabei gezeigt, dass bei einer Betrachtung der Lebenszykluskosten die umweltverträglichen Beschaffungsvarianten in zehn von 15 untersuchten Produktgruppen und Dienstleistungen günstiger sind als die konventionellen Beschaffungsvarianten. Dies betraf etwa die Produktgruppen Pkw, Gebäude, Multifunktionsgeräte, Computer und Reinigungsmittel.
Langfristig Kosten senken
Dieser Ansatz aus der Praxis verdeutlicht, wie wirtschaftliche und ökologische Zielsetzungen im Vergaberecht erfolgreich kombiniert werden können. Er dient weiter als Beispiel dafür, wie öffentliche Auftraggeber langfristig Kosten senken und nachhaltige Ziele erreichen können. Kommunen und Länder könnten durch die Übernahme ähnlicher Modelle ihre Beschaffung weiter effizienter und nachhaltiger gestalten.
Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit ergänzen sich bei der Berücksichtigung von Lebenszykluskosten ideal. Indem sie nicht nur Anschaffungskosten, sondern auch laufende Betriebskosten, Energieaufwände und Entsorgungskosten einbezieht, profitiert die öffentliche Hand langfristig durch reduzierte Ausgaben. Gleichzeitig fördern energieeffiziente und umweltfreundliche Lösungen die ökologische Nachhaltigkeit.
Dieser doppelte Vorteil – wirtschaftliche Effizienz und Ressourcenschonung – macht die Lebenszykluskostenanalyse zu einem zentralen Instrument der zukunftsorientierten Haushaltsplanung. Für öffentliche Auftraggeber bietet sich die Möglichkeit, kosteneffiziente und nachhaltige Beschaffungsentscheidungen miteinander zu verbinden, was die langfristige Haushaltsstabilität stärkt und festgesetzten Klimazielen Rechnung trägt.
Für die praktische Umsetzung bietet es sich dabei an, standardisierte Methoden zur Berechnung der Lebenszykluskosten mit Blick auf die individuellen Anforderungen der jeweiligen Organisation zu entwickeln und in den Vergabeunterlagen darzulegen. Darüber hinaus sollten Kommunen Schulungen für die zuständigen Stellen und Leitfäden zur Unterstützung bereitstellen, um die Anwendung der Lebenszykluskostenanalyse zu erleichtern. Besonders profitieren Kommunen dann, wenn sie interkommunal zusammenarbeiten, um Synergien zu schaffen und die Effizienz bei gemeinsamen Beschaffungsstrategien zu steigern.
Info
Alexander Pustal ist Assoziierter Partner bei der Kanzlei Görg.
Dieser Gastbeitrag ist zuerst in der DNK-Printausgabe 4/2024 erschienen.