Erst Ziele, dann Zahlen: So steuern Kommunen besser

Kommunalverwaltungen verfügen über viele Daten. Fallzahlen, Bearbeitungszeiten, Personalkosten, Auslastungen oder Energieverbräuche lassen sich digital erfassen und auswerten. Dashboards machen Entwicklungen auf Knopfdruck sichtbar. Doch auch die beste Visualisierung bleibt zunächst nur eine Darstellung von Daten. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Zahlen zu haben oder einzelne Kennzahlen möglichst anschaulich zu präsentieren. Entscheidend ist vielmehr, welche Erkenntnis daraus gewonnen und welche Entscheidung daraus abgeleitet wird. Mehr Daten und bessere Visualisierungen bedeuten noch keine bessere Steuerung. Dafür braucht es mehr.Vom Bürokratismus zur KennzahlFallzahlen, Personalkosten oder Bearbeitungszeiten sind zunächst nur Zahlen. Für sich genommen sagen sie wenig darüber aus, ob eine Verwaltung wirtschaftlich arbeitet oder ihre Ziele erreicht. In vielen Verwaltungen wird aber nur gemessen, was Fachverfahren ohnehin liefern, schon immer erhoben wurde oder Berichtspflichten verlangen. Im nächsten Jahr werden dieselben Daten fortgeschrieben, weil sie im Vorjahr bereits vorhanden waren. Daten werden gepflegt, ohne eine Entscheidung vorzubereiten. Das ist nicht notwendige Bürokratie, sondern Bürokratismus.Die Aussagekraft von Zahlen entsteht erst durch einen sinnvollen Bezug. Fälle je Vollzeitäquivalent, Kosten je Fall oder Bearbeitungszeit je Vorgang.Kennzahlen brauchen ZieleAber auch eine einzelne methodisch saubere Kennzahl beantwortet noch nicht umfassend, was wir erreichen wollen. Sie beschreibt zunächst nur einen Zustand oder eine Entwicklung. Ob diese erwünscht ist und welche Konsequenzen daraus folgen sollen, lässt sich erst anhand eines Ziels beurteilen. Steuerung beginnt deshalb nicht mit der Frage, welche Kennzahl vorhanden ist, sondern welches Ziel erreicht und welche Information dafür benötigt wird. Erst das Ziel bestimmt, welche Kennzahl relevant ist. Entscheidend ist deshalb, die Kennzahl auszuwählen, die das jeweilige Ziel und die betrachtete Leistung tatsächlich abbildet. Soll die Wirtschaftlichkeit beurteilt werden, können Kosten je Fall relevant sein. Geht es um Produktivität, kann die Zahl der Fälle je Vollzeitäquivalent aussagekräftiger sein. Für Qualität oder Geschwindigkeit werden wiederum andere Kennzahlen benötigt. Eine gute Kennzahl reduziert Komplexität, ohne die Wirklichkeit zu verfälschen.Eine Kennzahl allein reicht nichtAllerdings bildet selbst eine aussagekräftige Kennzahl eine Leistung selten vollständig ab. Hohe Produktivität kann mit sinkender Qualität einhergehen, niedrige Kosten können längere Bearbeitungszeiten zur Folge haben. Wer nur eine Dimension betrachtet, läuft Gefahr, an anderer Stelle unerwünschte Wirkungen auszulösen.Sinnvoller ist deshalb ein kleines Kennzahlenset, das die wesentlichen Ziele einer Leistung abbildet. Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Qualität können dabei unterschiedliche Perspektiven eröffnen. Welche Kennzahlen erforderlich sind, bestimmt die jeweilige Aufgabe und vor allem das mit ihr verbundene Ziel.Wenige Kennzahlen reichen, wenn sie die richtigen Fragen beantworten. Entscheidend ist nicht die Menge verfügbarer Daten, sondern ihre Steuerungsrelevanz.Vergleichen, verstehen, entscheidenAuch gute Kennzahlen gewinnen erst durch Vergleiche an Aussagekraft. Maßgeblich dabei ist aber, tatsächlich Vergleichbares miteinander zu vergleichen, denn Aufgaben können unterschiedlich abgegrenzt, Prozesse verschieden organisiert und Leistungen unter anderen Rahmenbedingungen erbracht werden. Eine abweichende Kennzahl belegt deshalb noch keine Ineffizienz. Sie zeigt zunächst nur eine Auffälligkeit.Damit beginnt die eigentliche Analyse. Unterschiede können auf strukturelle Rahmenbedingungen, aber auch auf kleinteilige Prozesse, Mehrfacherfassungen oder Medienbrüche zurückzuführen sein. Erst die Ursachenanalyse zeigt, ob Prozesse verändert, automatisiert oder Aufgaben gebündelt werden können.Kennzahlen sollen nicht einzelne Beschäftigte bewerten. Sie sollen Strukturen transparent machen, Unterschiede erklären und Entscheidungen vorbereiten. Erst Entscheidungen machen aus Kennzahlen Steuerung.Zahlen brauchen Ziele – Ziele gestalten ZukunftZahlen schaffen Transparenz. Ziele geben die Richtung vor. Kennzahlen machen Zielerreichung messbar. Wenige ausgewählte Kennzahlen bilden unterschiedliche Dimensionen einer Leistung ab. Vergleiche zeigen Unterschiede. Entscheidungen verändern Prozesse und Organisation.Die digitale Verwaltung der Zukunft zeichnet sich deshalb nicht durch möglichst viele Daten und Dashboards aus, sondern durch die Fähigkeit, aus wenigen relevanten Kennzahlen Entscheidungen abzuleiten.Zahlen beschreiben, was ist. Kennzahlen zeigen, wo wir stehen.Ziele bestimmen die Zukunft. Aber erst Entscheidungen machen daraus Steuerung.

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