So nutzen Kommunen KI bei Steuerthemen richtig

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren viele Bereiche des öffentlichen Sektors transformiert. Eine der vielversprechendsten Entwicklungen ist die Einführung von künstlicher Intelligenz (KI) – auch und gerade in Steuerabteilungen. Diese Technologie bietet nicht nur die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren, sondern auch den steigenden Anforderungen an Effizienz und Transparenz gerecht zu werden.

Das Potential einer KI-Einführung im öffentlichen Sektor ist auf den ersten Blick groß und unterscheidet sich kaum von dem in der freien Wirtschaft. Da wäre etwa der Aspekt einer Effizienzsteigerung: KI kann Routineaufgaben automatisieren, wie die Verarbeitung von Steuererklärungen oder die Überprüfung von Dokumenten. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Bearbeitung und ermöglicht den hochqualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Das gilt besonders für die Datenanalyse: KI-gestützte Systeme können große Datenmengen in Echtzeit analysieren. Durch Predictive Analytics können dabei sogar Trends frühzeitig erkannt und Maßnahmen früher als bislang ergriffen werden.

Ferner sind in diesem Kontext auch die Aspekte der Fehlerreduktion und einer Kosteneinsparung zu nennen. KI-Systeme sind in der Lage, Muster zu erkennen und Anomalien zu identifizieren, was zu einer höheren Genauigkeit bei der Steuererhebung führt. Angesichts der angespannten Personalsituation in vielen öffentlichen Verwaltungen kann KI so nicht nur zu einer höheren Qualität, sondern auch zur Reduktion von Betriebskosten beitragen. Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht es, mit weniger Personal die gleiche oder sogar eine höhere Leistung auf einem qualitativ sichereren Niveau zu erbringen.

Fachkräftemangel macht KI zum Gamechanger

Gerade mit Blick auf den vielerorts herrschenden Fachkräftemangel, der sich nach allen Prognosen in den kommenden Jahren eher zuspitzen als entspannen wird, kann KI zum Gamechanger werden. Etwa im Zusammenspiel mit Vertragsdatenbanken kann die künstliche Intelligenz zeitaufwendige Überwachungs- und Rechercheprozesse übernehmen, ebenso bei der Sichtung umfangreicher Unterlagen wie Protokollen oder Investitionsplanungen auf steuerlich relevante Themen.

Auch mit Blick auf eine steuerliche Selbstüberprüfung und bei Tax-Compliance-Management-Systemen ergibt der Einsatz von KI Sinn. Auffällige Überweisungen auf ausländischen Konten oder die Prüfung ausländischer Kreditoren auf steuerliche Relevanz wie etwa innergemeinschaftliche Erwerbe sind dabei nur zwei von vielen Beispielen. So werden mögliche Fehler erkannt, bevor die Finanzverwaltung dies mit allen damit verbundenen unangenehmen Konsequenzen tut. Spätestens mit Blick auf das Inkrafttreten von § 2b UStG ab dem 1. Januar 2027 sollte eine solche Verwendung Standard sein, denn dann werden steuerliche Chancen und Risiken sprunghaft zunehmen.

Besondere Herausforderungen für die öffentliche Hand

Trotz der vielversprechenden Vorteile gibt es auch erhebliche Herausforderungen, die bei der Einführung von KI in Steuerabteilungen berücksichtigt werden müssen. Diese sind aufgrund verschiedener Stakeholder wie der kritischen Öffentlichkeit, politischer Gremien oder auch des Personalrats jedoch oft komplexer als in der freien Wirtschaft.

Ein hohes Augenmerk sollte beispielsweise auf eine Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelegt werden, die durch eine frühzeitige Einbindung des Personalrats gestärkt werden kann. Es ist entscheidend, die betroffenen Personen frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubeziehen und Schulungen anzubieten, um die Akzeptanz zu fördern und Ängste abzubauen. Teil dieses Prozesses ist auch die Auswahl der richtigen Technologien. Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Implementierung von KI oft eine umfassende Anpassung bestehender Systeme erfordert. Dies kann sowohl zeit- als auch kostenintensiv sein – und in der Umstellungsphase zu einer Belastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden.

Neben diesen Aspekten sollten vor allem Datenschutzvorgaben, ein möglichst hoher Sicherheitsstandard mit Blick auf sensible Daten der Bürgerinnen und Bürger sowie die Berücksichtigung aller sonst wichtigen regulatorischen Rahmenbedingungen im Fokus stehen. Möglicherweise müssen auch Verwaltungsvorschriften angepasst werden, um den Einsatz von KI überhaupt möglich zu machen.

KI-Roadmap zum Auftakt

Um die Potentiale der KI in Steuerabteilungen im öffentlichen Sektor voll auszuschöpfen, bietet es sich an, eine Roadmap für ihre Einführung zu erstellen. Das Vorhaben sollte im Idealfall zudem Teil einer langfristigen Digitalisierungsstrategie sein. Es ist wichtig, klare Ziele zu definieren und die Fortschritte regelmäßig zu evaluieren. Im Rahmen einer solchen Strategie müssen, wo noch nicht geschehen, interdisziplinäre Kooperationen mit allen relevanten Beteiligten ins Leben gerufen werden – also etwa aus den Bereichen IT, Recht und Steuerrecht.

Erst dann kann ein weiterer Schritt erfolgen: der sukzessive Einsatz von KI durch Pilotprojekte. Solche Projekte, die in enger Zusammenarbeit mit betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stattfinden sollten, können helfen, Erfahrungen zu sammeln und mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren.

christian.trost@bdo.de