So schaffen es Smart-City-Anwendungen in den Regelbetrieb

Eine neue Studie des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) untersucht, wie Kommunen Smart-City-Projekte aus der Projektphase in den dauerhaften Betrieb überführen können. Viele Städte und Gemeinden bringen digitale Innovationen auf den Weg, schaffen es dann aber nicht, diese dauerhaft in die Verwaltungsstrukturen zu integrieren. „Verstetigung ist kein Selbstläufer“, betonen die Verfasser. Um praxisnah zeigen zu können, wie man Smart City über das Projektende hinaus am Laufen hält, hat sich das BBSR Vorhaben der Städte Kaiserslautern und Solingen sowie der Landkreise Vorpommern-Greifswald und Mecklenburgische Seenplatte angeschaut. Eine zentrale Erkenntnis ist, dass Kommunen die Übergangsphase zwischen Pilotierung und Verstetigung der digitalen Vorhaben oft unterschätzen. „Ein erfolgreiches Smart-City-Projekt endet nicht mit Abschluss der Pilotphase – hier beginnt erst die eigentliche Herausforderung“, heißt es in der Studie. Denn viele Kommunen konzentrierten sich auf die Technik, nicht aber auf organisatorische und finanzielle Verstetigungsfragen. Smart City gut kommunizierenEine „entscheidende Voraussetzung“ für die Verstetigung digitaler Stadtentwicklungsprojekte ist eine gute Kommunikation von Zielen und Nutzen der Projekte. Ohne diese gebe es keine Akzeptanz. Die Autoren raten daher, Kommunikation von Anfang an als Daueraufgabe zu verankern und flexibel nachzujustieren, falls das nötig sein sollte. Ein Beispiel ist Solingen: Die Stadt stellte ihren „Open SmartCity Hub“ und die Bürger-App „SolingenApp“ öffentlichkeitswirksam vor und setzte auf transparente Kommunikation auch in Krisenzeiten. Chief Digital Officer Nils Gerken beschreibt, wie digitale Infostelen 2024 bei einem Anschlag im Stadtzentrum spontan als Trauer- und Informationsmedium dienten. Gerken sieht das Beweis, „dass auch digitale Elemente eine emotionale Wirkung haben können“. Ob ein Projekt verstetigt wird, hängt maßgeblich davon ab, ob es nachweislich wirkt. Das BBSR rät, bereits zu Projektbeginn Wirkungsindikatoren festzulegen, um Effekte nachvollziehbar darzustellen. Ohne eine verlässliche Datengrundlage lasse sich der Projekterfolg nicht belegen. Ein Steuerungsinstrument wie der Einsatz von „Objectives and Key Results“ (OKR) sei wichtig, um die Wirkungsorientierung in der Verwaltung zu verankern. Mit OKR können Unternehmen und andere Organisationen klare, messbare Ziele (Objectives) und dazugehörige Schlüsselergebnisse (Key Results) definieren, um besser steuern zu können.Mit bestehenden Systemen verbinden Langfristige Verstetigung gelinge zudem nur dann, wenn digitale Lösungen technisch mit bestehenden Systemen kompatibel sind. „Die technische Anschlussfähigkeit ist das Rückgrat nachhaltiger Smart-City-Strukturen“, so die Studie. Als Beispiel dient abermals Solingen, wo Datenplattform, App und Unwetterwarnsystem im „Open SmartCity Hub“ vernetzt wurden. Durch früh geplante Schnittstellen konnte die Stadtverwaltung einen nahtlosen Betrieb sichern. Am Beispiel der Stadt Kaiserslautern beschreibt das BBSR, wie es gelingt, digitale Projekte auch nach dem Ende der Förderphase weiterzuführen. Frühe politische Beschlüsse und die Einbindung eines breit aufgestellten Arbeitskreises haben demnach die Zukunft der Beteiligungsplattform „Lautrer Stadtdialog“ gesichert. „Die Maßnahme zeigt, dass die Chancen auf Verstetigung mit der Anzahl und Vielfalt der im Projektprozess beteiligten Akteure, einem hohen Mehrwert für die gesamte Stadtgesellschaft und der starken Unterstützung durch die Stadtspitze steigen“, erläutert die frühere Projektleiterin Ilona Benz. Neue Finanzierungswege beschreiten Die wohl größte Hürde bei der Verstetigung von Smart-City-Projekten ist laut der Analyse die Finanzierung. Erfolgsversprechend seien Modelle, die Betriebskosten auf mehrere Akteure verteilen. Dazu gehören kommunale IT-Gesellschaften, interkommunale Kooperationen oder die Entwicklung übertragbarer Serviceangebote. Die Landkreise Vorpommern-Greifswald und Mecklenburgische Seenplatte gingen diesen Weg: Ihre gemeinsame IT-Gesellschaft IKT-Ost entwickelte die Open-Source-Beteiligungsplattform „maches-digital.de“ und bietet sie nun anderen Kommunen als Service an. Zugleich betont das BBSR, dass nicht jedes einmal gestartete Projekt verstetigt werden muss. Die Studie betont, dass Kommunen ein „Scheitern“ nicht als Misserfolg begreifen sollten, sondern als Lernchance. Es gelte, solche Vorhaben professionell abzuwickeln: mit einer Dokumentation und der Sicherung von Teilergebnissen. „Eine kluge Strategie zur Abwicklung kann nicht nur einzelne Bestandteile für die Weiterverwendung sichern, sondern auch das Vertrauen in die kommunale Innovationsfähigkeit stärken“, so der Tenor.

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